主（承）辦單位請于展會布展10個工作日前辦理相關進場申請手續，并向會展中心客戶服務部提交以下資料:
一、向公安申報的展會（活動）資料（包含公安批文、應急預案、相關票證樣本等）須交會展中心物業安保部報備，同時簽訂展會（活動）安全承諾書（主辦填寫）及進館作業安全承諾書（主搭主運填寫）。
二、布展平面圖及預定設施圖紙
要求：主場搭建單位提交，布展平面圖上須對所搭建主場內的標準展位、變異展位、特裝展位、空地、功能區等以不同色塊進行明確標示，統計并匯總各類展位的面積和數量，A3 紙張，模板可索；預定設施圖上須用不同顏色的標識在帶有館溝槽位置的平面圖上標注相關預訂設施的具體位置，統計并匯總各類預定設施的數量，A3紙張，模板可索。
三、展會指定主場搭建單位、主場物流（承運）單位授權委托書及所有單位的營業執照、簽單結算授權委托證明書和搭建資質證明。
四、展會（活動）已購公眾責任險保單
要求：須將“長沙國際會展中心管理有限責任公司”列為共同被保險人。
五、按照展會主（承）辦單位與長沙國際會展中心簽訂的展覽服務合同要求，交清展會主（承）辦單位進場前應支付的展覽服務費用、預定設施費用及展會押金。
六、在展會主（承）辦單位提交資料完整有效、按展覽服務合同交清相關費用及展會押金的前提下，會展中心客服部將于受理展會主（承）辦單位進場申請后五個工作日內，會審相關資料，并給予展會主（承）辦單位是否核準入場的書面通知或電話回復。
注：如無主搭，則以上資料全部由主（承）辦單位提交。

一、《服務手冊》及《管理規定》使用提示
為了使展會順利有序舉辦，請展會主（承）辦單位詳細閱讀《服務手冊》及《管理規定》，充分理解會展中心服務內容及要求。主（承）辦單位有責任將《管理規定》中相關內容發至所有主場搭建單位及參展商，幫助其了解布展、參展、撤展等方面的詳細要求，并有義務督促其嚴格執行。
二、展會安全責任書
貫徹“安全第一，預防為主，綜合治理”的方針，依據《中華人民共和國安全生產法》、國務院493 號令《生產安全事故報告和調查處理條例》、國務院505號令《大型群眾性活動安全管理條例》、《長沙市安全生產條例》、《長沙市消防條例》等國家和地方有關法律法規，按照“誰主辦、誰負責”的原則，展會（活動）的主（承）辦單位，對展會（活動）項目的安全工作全面負責，保持展會（活動）的基本安全條件和狀態符合國家有關安全技術標準，并承擔全部責任。請主（承）辦單位在簽訂展覽服務合同時，一并于進館前簽訂安全責任書。
三、安全許可申請、消防監督檢查、車證申辦工作
展會（活動）主（承）辦單位請于布展20個工作日前完成安全許可申請、消防監督檢查及車證申辦工作。如果為國際展會，車證申辦時還需考慮報關進出口所需時間，以便于發放給展商的貨運代理順利進入市區。
四、展區布置圖及特裝展位圖紙安全報備
針對展區布置、人員疏散等因素，請您于展位銷售前將展區布置圖以電子郵件的方式提供給項目經理，進行備案。
特裝承建單位請于進場前，將所搭建展位的結構圖、電氣圖、效果圖送展會主（承）辦單位審核；展會主（承）辦單位在會展中心辦理進場申請手續時，請將以上審核通過后的展臺審核意見交客戶服務部備案。
五、保險購買要求
為有效規避展會風險，主（承）辦單位請在進場日期之前向保險公司投保展會綜合險，包括建筑物責任險、人員責任險及第三者責任險，投保期限應至撤展完畢并覆蓋辦展室內外全部區域，請將長沙國際會展中心列為受益人之一，辦理進場手續時請提供保險單復印件備案；展會活動期間搭建單位須為其布撤展人員購買覆蓋整個展期的四類及以上職業人員意外險。
六、預訂設施
為提高布展效率，為主（承）辦單位節約成本，避免展位搭建和設施安裝交叉作業產生的安全隱患。請您于進館5個工作日前提交預訂設施需求及布置圖，以確保您進館前將預訂設施布置到位，順利布展，進館后現場提交將產生相應的加急費用。
七、標準展位圖使用要求為幫助主（承）辦單位對展區進行合理規劃與使用，會展中心制定了展廳標準展位圖，另有精確的尺寸圖備索。主（承）辦單位進行展區展位布置或申請預訂設施時，應在會展中心提供的圖紙基礎上進行設計，并確保遵守所有安全及消防要求。
八、搭建單位實名認證
搭建單位須通過實名認證后才可辦理布撤展人員通行證。搭建單位施工負責人須攜帶本人及所有施工人員二代身份證原件或護照，前往制證中心辦理布撤展人員通行證。實名認證只接受有合法資質的搭建單位的申請，并對搭建單位的合法資質進行審核及系統備案，確保搭建隊伍的質量，便于展會搭建過程中的規范管理。在搭建期間出現的不規范行為，可以迅速找到其施工負責人，責令整改。對于多次警告拒不整改的搭建單位，可在系統中列入黑名單，限制其下次進館施工。